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La conception d’un projet est une organisation stratégique d’idées, de matériaux et de processus dans le but d’atteindre un objectif. Les chefs de projet s’appuient sur une bonne conception pour éviter les écueils et fournir des paramètres permettant de maintenir les aspects cruciaux du projet, comme le calendrier et le budget.

Certains peuvent se précipiter sur les étapes préliminaires d’un projet, comme la conception du projet, mais ce serait une erreur. Tout gestionnaire de projet expérimenté peut vous dire par expérience que plus vous investissez dans la phase préliminaire d’un projet, meilleurs seront les résultats à l’arrivée.

Qu’est-ce que la conception de projet ?

La conception du projet est l’une des premières responsabilités du chef de projet pour un projet donné. C’est à ce stade du projet que sont prises les décisions sur la manière de gérer et de diriger le projet. Un plan de projet est créé et se centre sur les besoins des parties prenantes, de l’organisation et du projet lui-même, bien sûr. Ce document sera ensuite utilisé pour gérer toutes les autres étapes du projet.

La réflexion menée lors de la conception du projet ne se concentre toutefois pas sur les détails mais se situe à un niveau supérieur en termes de gestion du projet. Un logiciel de planification de projet peut aider à organiser à la fois la stratégie de haut niveau et les détails spécifiques de la conception d’un projet.

Les détails

La conception du projet comprend tout, de la personne responsable de la réalisation du projet à la description du projet, de ses buts, résultats et objectifs. Elle décrit quand ces buts, résultats et objectifs seront atteints, ainsi que les principaux produits livrables, produits ou fonctionnalités qui seront réalisés. La conception du projet permet également d’estimer le budget et de décrire comment suivre et évaluer les progrès.

Il peut y avoir plus d’une conception présentée aux parties prenantes, qui peuvent alors choisir celle qui leur semble la mieux adaptée à leurs besoins.

La structure de la conception du projet

Comment concevoir un produit pour qu’il tienne ses promesses ? C’est difficile ! Mais la gestion de projet a un processus.

Il y a des étapes à franchir pour définir les projets et élaborer une stratégie de mise en œuvre. Ce sont les étapes les plus importantes d’un projet. C’est pourquoi vous voulez impliquer votre équipe et les parties prenantes dans le processus pour vous assurer que vous couvrez toutes les bases. Prenez le temps de réaliser cette étape de manière approfondie.

Quelle est la vision ?

Quelle est votre vision du projet ? Il ne s’agit pas d’un vœu pieux, mais d’une déclaration de vision, qui envisage un problème à résoudre. Cela signifie qu’il faut clarifier la raison d’être du projet. La déclaration de vision est un document formel qui énonce le potentiel du projet. Il est présenté aux parties prenantes pour montrer la viabilité du projet et ses avantages.

Il ne s’agit pas d’un document long et détaillé. Vous pouvez avoir une vision courte et idéaliste de l’issue du projet ; après tout, c’est ainsi que vous vendez le projet. Il faut donc brosser un tableau de la réussite du projet et le placer dans un contexte plus large.

Quel est le problème ?

Pour étayer ce document de vision, vous devez identifier un problème à résoudre. C’est pourquoi une évaluation des besoins est souvent nécessaire, afin que vous puissiez voir les obstacles que l’entreprise rencontre. Cela permettra d’aligner le problème que vous abordez avec l’organisation et sa stratégie. Elle vous fournira également les données nécessaires pour concevoir une solution optimale au problème.

Pour commencer, quelles informations recueillez-vous ? Quelles sont les sources de ces informations, et comment allez-vous les recueillir ? Ensuite, analysez et déterminez les problèmes que votre projet est créé pour résoudre. Rassemblez ces résultats dans un document.

Qui et quelles ressources ?

Ensuite, vous devez identifier les ressources nécessaires à la réalisation du projet. Les ressources peuvent aller des personnes aux équipements en passant par les installations nécessaires pour mener à bien le projet.

Une bonne façon de déterminer les ressources est de procéder de la même manière que les journalistes abordent un sujet d’actualité, avec les cinq questions suivantes : qui, quoi, où, quand et pourquoi. Qui avez-vous besoin pour exécuter le projet, quels outils de gestion des ressources sont nécessaires, où le travail sera-t-il effectué, quand le projet commencera-t-il et se terminera-t-il, et pourquoi ces ressources sont-elles nécessaires ?

Quels sont les objectifs du projet ?

Vous ne pouvez pas atteindre vos objectifs si vous ne les avez pas d’abord identifiés. Un objectif est quelque chose à la fin du projet qui est à la fois observable et mesurable. Un objectif coïncide avec la résolution d’un problème.

Créez une déclaration d’objectif qui explique comment les objectifs sont traités dans le projet. Pour bien faire, appliquez la méthode SMART, qui signifie spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et pertinent dans le temps. Chaque objectif doit être défini par ces termes.

Quelle est la stratégie du projet ?

Pour atteindre les objectifs du projet, il faut mettre en place une stratégie. Une stratégie est un processus permettant d’atteindre les objectifs du projet dans le cadre des contraintes du projet, telles que ses ressources, son calendrier, son budget, etc. Comment créer une stratégie pour atteindre les objectifs du projet ?

Considérez les précédents et examinez les projets similaires du passé et ce qu’ils ont pu montrer en termes d’avantages et d’inconvénients de leurs stratégies appliquées. Les meilleures pratiques en matière de gestion de projet constituent toujours une bonne base, puis construisez une stratégie progressivement, en créant un chemin vers le succès.

Quel est le plan de contingence ?

Tout gestionnaire de projet sait que très peu de choses se déroulent comme prévu. Il doit y avoir un plan de secours pour répondre rapidement et correctement aux problèmes qui surviennent dans un projet. Il faut donc l’inclure dans la conception de votre projet.

Recherchez les risques négatifs inhérents au projet. Ils se situent à différents endroits, tels que les équipes, qui peuvent manquer de compétences, avoir des absences inévitables, du roulement, etc. Les calendriers peuvent être entachés de retards. La portée du projet peut avoir été mal définie. Les coûts sont sous-estimés ou les fonds se tarissent. Prévoyez un plan pour faire face à ces risques.

Qu’est-ce que le plan d’évaluation ?

Un projet doit toujours être en cours d’évaluation. Un plan d’évaluation vous aidera à suivre le projet, et peut-être même à vous alerter lorsqu’il commencera à dévier de sa trajectoire. Utilisez ce plan pour analyser les composantes du projet, les résultats et les impacts.

Les résultats sont des changements mesurables, tandis que les impacts indiquent dans quelle mesure les objectifs du projet sont atteints. Par conséquent, le plan d’évaluation est un document détaillé qui définit un critère permettant de déterminer l’efficacité et l’efficience du projet en suivant les progrès réalisés sur tous les aspects du projet.

Qu’est-ce que le budget ?

Le budget décrit les ressources financières qui alimentent le projet. Un budget attribue un coût à chacune des exigences du projet. Créer un budget de projet signifie formaliser les ressources financières qui seront allouées au projet. Il faut d’abord choisir un moyen d’estimer les coûts, d’identifier les impacts et de rendre compte de l’évaluation.

Quelle est la proposition de projet ?

Tout cela conduit à une proposition de projet pour expliquer pourquoi le projet doit être exécuté et quels sont ses avantages. Les étapes précédentes sont résumées, en rédigeant la vision du projet et une brève description du problème auquel il répond. Ensuite, on énonce les objectifs du projet et on décrit la stratégie qui sera utilisée pour atteindre ces objectifs.

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