gestion de projet

La conception d’un projet est une première étape importante vers la réussite d’un projet. La conception d’un projet est une organisation stratégique d’idées, de matériaux et de processus dans le but d’atteindre un objectif. Les chefs de projet s’appuient sur une bonne conception pour éviter les écueils et fournir des paramètres permettant de maintenir les aspects cruciaux du projet, comme le calendrier et le budget.

Certains peuvent se précipiter sur les étapes préliminaires d’un projet, comme la conception du projet, mais ce serait une erreur. Tout gestionnaire de projet expérimenté peut vous dire par expérience que plus vous investissez dans la phase préliminaire d’un projet, meilleurs seront les résultats à l’arrivée.

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Qu’est-ce que la conception de projet ?

La conception du projet est l’une des premières responsabilités du chef de projet pour un projet donné. C’est à ce stade du projet que sont prises les décisions sur la manière de gérer et de diriger le projet. Un plan de projet est créé et se centre sur les besoins des parties prenantes, de l’organisation et du projet lui-même, bien sûr. Ce document sera ensuite utilisé pour gérer toutes les autres étapes du projet.

La structure de la conception du projet

Comment concevoir un produit pour qu’il tienne ses promesses ? C’est difficile ! Mais la gestion de projet a un processus.

Il y a des étapes à franchir pour définir les projets et élaborer une stratégie de mise en œuvre. Ce sont les étapes les plus importantes d’un projet. C’est pourquoi vous voulez impliquer votre équipe et les parties prenantes dans le processus pour vous assurer que vous couvrez toutes les bases. Prenez le temps de réaliser cette étape de manière approfondie.

Quelle est la vision ?

Quelle est votre vision du projet ? Il ne s’agit pas d’un vœu pieux, mais d’une déclaration de vision, qui envisage un problème à résoudre. Cela signifie qu’il faut clarifier la raison d’être du projet. La déclaration de vision est un document formel qui énonce le potentiel du projet. Il est présenté aux parties prenantes pour montrer la viabilité du projet et ses avantages.

Il ne s’agit pas d’un document long et détaillé. Vous pouvez avoir une vision courte et idéaliste de l’issue du projet ; après tout, c’est ainsi que vous vendez le projet. Il faut donc brosser un tableau de la réussite du projet et le placer dans un contexte plus large.

Quel est le problème ?

Pour étayer ce document de vision, vous devez identifier un problème qui doit être résolu. C’est pourquoi une évaluation des besoins est souvent nécessaire, afin que vous puissiez voir les obstacles que l’entreprise rencontre. Cela permettra d’aligner le problème que vous abordez avec l’organisation et sa stratégie. Elle vous fournira également les données nécessaires pour concevoir une solution optimale au problème.

Pour commencer, quelles informations recueillez-vous ? Quelles sont les sources de ces informations, et comment allez-vous les recueillir ? Ensuite, analysez et déterminez les problèmes que votre projet est créé pour résoudre. Rassemblez ces résultats dans un document.

Qui et quelles ressources ?

Ensuite, vous devez identifier les ressources nécessaires à la réalisation du projet. Les ressources peuvent aller des personnes aux équipements en passant par les installations nécessaires pour mener à bien le projet.

Une bonne façon de déterminer les ressources est de procéder de la même manière que les journalistes abordent un sujet d’actualité, avec les cinq questions suivantes : qui, quoi, où, quand et pourquoi. Qui avez-vous besoin pour exécuter le projet, quels outils de gestion des ressources sont nécessaires, où le travail sera-t-il effectué, quand le projet commencera-t-il et se terminera-t-il, et pourquoi ces ressources sont-elles nécessaires ?

Quels sont les objectifs du projet ?

Vous ne pouvez pas atteindre vos objectifs si vous ne les avez pas d’abord identifiés. Un objectif est quelque chose à la fin du projet qui est à la fois observable et mesurable. Un objectif coïncide avec la résolution d’un problème.

Créez une déclaration d’objectif qui explique comment les objectifs sont traités dans le projet. Pour bien faire, appliquez la méthode SMART, qui signifie spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et pertinent dans le temps. Chaque objectif doit être défini par ces termes.

Quelle est la stratégie du projet ?

Pour atteindre les objectifs du projet, une stratégie doit être mise en place. Une stratégie est un processus permettant d’atteindre les objectifs du projet dans le cadre des contraintes du projet, telles que ses ressources, son calendrier, son budget, etc. Comment créer une stratégie pour atteindre les objectifs du projet ?

Considérez les précédents et examinez les projets similaires du passé et ce qu’ils ont pu montrer en termes d’avantages et d’inconvénients de leurs stratégies appliquées. Les meilleures pratiques en matière de gestion de projet constituent toujours une bonne base, puis construisez une stratégie progressivement, en créant un chemin vers le succès.

Quel est le plan de contingence ?

Tout gestionnaire de projet sait que très peu de choses se déroulent comme prévu. Il doit y avoir un plan de secours pour répondre rapidement et correctement aux problèmes qui surviennent dans un projet. Il faut donc l’inclure dans la conception de votre projet.

Recherchez les risques négatifs inhérents au projet. Ils se situent à différents endroits, tels que les équipes, qui peuvent manquer de compétences, avoir des absences inévitables, du roulement, etc. Les calendriers peuvent être entachés de retards. La portée du projet peut avoir été mal définie. Les coûts sont sous-estimés ou les fonds se tarissent. Prévoyez un plan pour faire face à ces risques.

Quel est le plan d’évaluation ?

Un projet doit toujours être en cours d’évaluation. Un plan d’évaluation vous aidera à surveiller le projet, et peut-être même à vous alerter lorsqu’il commencera à dévier de sa trajectoire. Utilisez ce plan pour analyser les composantes du projet, les résultats et les impacts.

Les résultats sont des changements mesurables, tandis que les impacts indiquent dans quelle mesure les objectifs du projet sont atteints. Par conséquent, le plan d’évaluation est un document détaillé qui définit un critère permettant de déterminer l’efficacité et l’efficience du projet en suivant les progrès réalisés sur tous les aspects du projet.

Qu’est-ce que le budget ?

Le budget décrit les ressources financières qui alimentent le projet. Un budget attribue un coût à chacune des exigences du projet. Créer un budget de projet signifie formaliser les ressources financières qui seront allouées au projet. Il faut d’abord choisir un moyen d’estimer les coûts, d’identifier les impacts et de rendre compte de l’évaluation.

Quelle est la proposition de projet ?

Tout cela conduit à une proposition de projet pour expliquer pourquoi le projet doit être exécuté et quels sont ses avantages. Les étapes précédentes sont résumées, en rédigeant la vision du projet et une brève description du problème auquel il répond. Ensuite, on énonce les objectifs du projet et on décrit la stratégie qui sera utilisée pour atteindre ces objectifs.

Source :

projectmanager.com

La gestion d’un projet n’est pas une mince affaire, quelles qu’en soient l’ampleur et la portée. De la planification des moindres détails à la gestion des demandes en constante évolution des clients, en passant par la livraison des produits livrables dans les délais, beaucoup de choses peuvent mal tourner. Lorsque vous divisez le projet en étapes gérables, chacune ayant ses propres objectifs et ses propres produits livrables, il est plus facile de contrôler le projet et la qualité du résultat.

Si vous vous trouvez d’une manière ou d’une autre dans une position où vous devez gérer des projets pour votre organisation et que vous vous sentez dépassé, il est préférable de commencer à apprendre les étapes de base des phases du cycle de vie d’un projet.

Vous souhaitez en savoir plus ? Continuez la lecture de cet article. 

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est l’utilisation de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques spécifiques pour fournir quelque chose de valeur aux gens.

Les cinq phases de la gestion de projet

Les 5 phases de base du processus de gestion de projet sont les suivantes :

• Lancement du projet
• Planification du projet
• Exécution du projet
• Suivi et contrôle du projet
• Clôture du projet

Phase 1 de la gestion de projet : Lancement du projet

La phase de lancement du projet est la première étape de la transformation d’une idée abstraite en un objectif significatif. Au cours de cette phase, vous devez élaborer une analyse de rentabilité et définir le projet à un niveau général. Pour ce faire, vous devez déterminer la nécessité du projet et créer une charte de projet.

La charte de projet est un document important qui contient des détails tels que les contraintes du projet, ses objectifs, la nomination du chef de projet, le budget, le calendrier prévu, etc.

Une fois que vous avez défini les objectifs et la portée du projet, identifiez les principales parties prenantes du projet, c’est-à-dire les personnes qui doivent être impliquées dans le projet. Créez un registre des parties prenantes avec les rôles, la désignation, les exigences de communication et l’influence.

Bien qu’un objectif clair du projet soit établi dans cette phase, une charte de projet ne contient pas les détails techniques qui se produisent dans la phase de planification.

Phase 2 de la gestion de projet : Planification du projet

La phase de planification du projet exige une diligence totale car elle établit la feuille de route du projet. À moins que vous n’utilisiez une méthodologie de gestion de projet moderne comme la gestion de projet agile, la deuxième phase de la gestion de projet devrait prendre près de la moitié de la durée totale du projet.

Au cours de cette phase, les principales tâches consistent à identifier les exigences techniques, à élaborer un calendrier détaillé du projet, à créer un plan de communication et à définir les objectifs et les résultats attendus.

Il existe plusieurs méthodes pour définir les objectifs du projet, mais le S.M.A.R.T. et le C.L.E.A.R. sont les plus populaires.

Objectifs S.M.A.R.T. :

Les critères « SMART » garantissent que les objectifs que vous fixez pour votre projet sont analysés de manière critique. Il s’agit d’une méthode établie qui réduit les risques et permet aux gestionnaires de projet de fixer des objectifs clairement définis et réalisables.

L’acronyme SMART signifie :

• Spécifiques
• Mesurables
• Atteignables
• Réalistes
• Temporellement définis

Objectifs C.L.E.A.R. :

La méthode « CLEAR » de définition des objectifs est conçue pour répondre à la nature dynamique d’un lieu de travail moderne. Les entreprises actuelles, qui évoluent rapidement, ont besoin de flexibilité et de résultats immédiats, et CLEAR peut vous y aider.

L’acronyme CLEAR signifie :

• Compréhensible
• Limité
• Émotionnel 
• Appréciable 
• Raffinable 

Au cours de la phase de planification, la portée du projet est définie. Il est possible de modifier la portée du projet en fonction des demandes, mais le chef de projet doit approuver ce changement. Les chefs de projet élaborent également une structure de répartition du travail, qui visualise clairement l’ensemble du projet en différentes sections pour la gestion de l’équipe.

L’atténuation des risques est un autre aspect important de la gestion de projet qui fait partie de l’étape de planification. Le gestionnaire de projet est chargé d’extrapoler les données antérieures afin d’identifier les risques potentiels liés à la gestion du projet et d’élaborer une stratégie pour les minimiser.

Phase 3 de la gestion de projet : Exécution du projet

La phase d’exécution du projet est celle où votre équipe effectue le travail réel. En tant que chef de projet, votre travail consiste à établir des flux de travail efficaces et à surveiller attentivement les progrès de votre équipe.

Une autre responsabilité du chef de projet au cours de cette phase consiste à maintenir constamment une collaboration efficace entre les parties prenantes du projet. Cela garantit que tout le monde reste sur la même longueur d’onde et que le projet se déroule sans problème.

Vous pouvez vous appuyer sur les meilleurs outils de collaboration de projet disponibles sur le marché. Ils vous faciliteront non seulement la vie, mais amélioreront également l’efficacité et la productivité de votre équipe.

Phase 4 de la gestion de projet : Suivi et contrôle du projet

Dans le processus de gestion de projet, les troisième et quatrième phases ne sont pas séquentielles par nature. La phase de suivi et de contrôle du projet se déroule simultanément à l’exécution du projet, ce qui permet de s’assurer que les objectifs et les résultats attendus du projet sont atteints.

En tant que gestionnaire de projet, vous pouvez vous assurer que personne ne s’écarte du plan initial en établissant des facteurs critiques de succès (CSF) et des indicateurs clés de performance (KPI).

Pendant la phase de suivi de la gestion de projet, le gestionnaire est également responsable du suivi quantitatif de l’effort et du coût pendant le processus. Ce suivi permet non seulement de s’assurer que le projet reste dans les limites du budget, mais il est également important pour les projets futurs.

Phase 5 de la gestion de projet : Clôture du projet

Il s’agit de la phase finale du processus de gestion de projet. L’étape de clôture du projet indique la fin du projet après la livraison finale. Il arrive que des talents externes soient engagés sous contrat spécifiquement pour le projet. La résiliation de ces contrats et l’accomplissement des formalités administratives nécessaires relèvent également de la responsabilité du chef de projet.

La plupart des équipes organisent une réunion de réflexion après l’achèvement du projet afin de contempler leurs succès et leurs échecs pendant le projet. Il s’agit d’une méthode efficace pour assurer une amélioration continue au sein de l’entreprise afin de renforcer la productivité globale de l’équipe à l’avenir.

La dernière tâche de cette phase consiste à examiner l’ensemble du projet et à rédiger un rapport détaillé couvrant tous les aspects. Toutes les données nécessaires sont stockées dans un endroit sécurisé auquel peuvent accéder les chefs de projet de l’organisation.

Source 1 :

kissflow.com

Source 2 :

pmi.org

Autrefois réservée aux disciplines de l’ingénierie, la gestion de projet a fait son entrée dans le monde des affaires. Des personnes de tous les secteurs sont désormais régulièrement appelées à faire partie d’équipes de projet et sont souvent invitées à assister ou à assumer le rôle de chef de projet. Et personne n’est plus surpris que ces nouveaux intronisés dans le monde de la gestion de projet professionnelle. L’intérêt pour le sujet atteint de nouveaux sommets et aucun déclin n’est en vue. C’est donc le moment idéal pour réfléchir à ce qu’est devenue la gestion de projet moderne et pourquoi elle est si importante pour les entreprises de tous types.

La gestion de projet est une discipline visant à planifier, diriger, organiser et contrôler un ensemble de travaux bien définis. Cette discipline doit pouvoir être répétée et expliquée. Il ne s’agit pas d’une forme d’art inventée par chaque praticien, ni d’une science avec des formules et des règles explicites. Malgré ces restrictions, l’approche d’une organisation en matière de gestion de projet doit être cohérente afin que les connaissances et l’expérience puissent être partagées au-delà des limites du projet.

Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet est un effort discret composé d’un ensemble planifié d’activités de travail appliquées à un champ d’application spécifique, qui aboutit à un produit ou à un processus final bien défini.

Les projets sont tout simplement l’élément vital d’une organisation. Ils permettent de planifier, de créer, d’améliorer ou de maintenir des produits et des services pour les clients internes et externes.

Les projets ne servent pas seulement à créer quelque chose de nouveau, ils sont également nécessaires pour retirer des produits ou des services existants. Les projets peuvent être regroupés en trois grandes catégories : Les efforts continus, les efforts répétitifs et les efforts ponctuels.

Efforts continus

De nombreuses organisations traditionnelles ont été fondées sur l’exécution d’un ensemble très stable de processus de manière très répétitive et cohérente. Ces activités d’usine ou de « chaîne de montage » restent un élément essentiel de nombreuses organisations. Elles sont appelées « efforts continus » car elles changent peu d’un jour à l’autre. La force de ces projets réside dans leur stabilité et leur prévisibilité.

Les concepts fondamentaux de la gestion de projet ont été créés spécifiquement pour les efforts continus. Issus de l’ingénierie industrielle et de la gestion des opérations, ce parti pris est facilement perceptible dans les documents de planification très granulaires et les méthodes d’évaluation des risques qui exigent la prévisibilité.

Ces projets sont un sous-produit de l’influence de la « production industrielle » ou « de masse » sur la pensée des entreprises. Les techniques traditionnelles de gestion de projet ont été et peuvent encore être utilisées pour identifier la performance optimale des processus en cours ou opérationnels. Bien que ces projets continuent d’apporter une valeur ajoutée significative à de nombreuses organisations, les nouveaux investissements dans les produits et services sont de plus en plus axés sur les efforts à temps unique. Et les organisations constatent des différences significatives entre ces deux types de projets.

Efforts ponctuels

Les organisations modernes découvrent que la majeure partie de leur attention doit être accordée à des projets qui ne seront réalisés qu’une seule fois dans un laps de temps raisonnablement court. Ces projets uniques sont destinés à répondre aux besoins de clients exigeants et à un environnement commercial dynamique et compétitif. Les efforts uniques commencent avec un grand nombre d’inconnues et nécessitent un processus de découverte important.

Chaque effort ponctuel aboutit à un résultat unique ou hautement personnalisé, produit par un groupe unique de personnes utilisant de nouvelles méthodes et une technologie souvent peu familière. Parmi les exemples d’efforts uniques, citons le déménagement d’une organisation vers un nouveau site, la création d’un nouveau produit client, la modification d’un produit client existant, l’acquisition d’une nouvelle technologie ou l’installation d’un nouveau logiciel.

Efforts répétitifs

Les efforts répétitifs se situent à mi-chemin entre les efforts continus stables et dominants d’hier et les efforts ponctuels dynamiques d’aujourd’hui. On trouve ces projets là où les organisations ont pu définir des « procédures générales » qui peuvent être suivies de manière approximative lors de la réalisation de projets similaires. Ils n’ont pas la précision et la prévisibilité absolues des efforts continus, mais fonctionnent dans le cadre de connaissances raisonnables.

Ces projets sont souvent observés lorsque des organisations normalisent des pratiques spécifiques pour promouvoir la cohérence. Ils comprennent la construction, les procédures chirurgicales, les guides opérationnels et les activités de maintenance.

Les différences

Les trois types de projets ont tendance à exister simultanément dans la plupart des organisations. À première vue, il semblerait qu’une solide formation en gestion de projet puisse être appliquée universellement à tous les types de projets. Le problème, cependant, est que les caractéristiques naturelles de chaque type sont souvent diamétralement opposées aux réalités que l’on trouve dans un autre type.

La plupart des organisations ont créé des processus de gestion, y compris la façon dont ils se rapportent aux projets, en se basant sur les hypothèses de stabilité et de prévisibilité. Les Efforts ponctuels sont tout sauf cela.

Les efforts continus supposent un processus opérationnel stable, une technologie établie, des champs d’application connus, des travailleurs « axés sur les tâches » et des résultats très prévisibles. L’objectif principal d’un effort continu est l’exécution efficace, répétitive et précise d’un processus défini. La planification d’un effort continu permet d’élaborer une stratégie de base à partir d’estimations stables. L’attention de la direction de l’entreprise est orientée vers l’exception ou la crise occasionnelle.

Les efforts ponctuels suivent généralement des processus personnalisés, font appel à des technologies nouvelles ou émergentes, ont une portée inconnue, dépendent de travailleurs pluridisciplinaires issus de nombreuses organisations et produisent des produits finaux personnalisés.

Les efforts à temps unique se concentrent sur les processus de découverte, de conception, de construction et de mise en œuvre. Les efforts à temps unique exigent un processus de planification très dynamique et progressif qui réagit rapidement aux nouvelles découvertes et aux réalités imprévues. En raison du rythme des efforts à temps unique, les chefs d’entreprise doivent jouer un rôle proactif, rapide et direct dans les décisions relatives aux projets majeurs.

Quels styles de gestion de projet conviennent le mieux à votre entreprise ?

Si vous travaillez dans le secteur des services professionnels, vous savez à quel point il est important de veiller à ce qu’un projet respecte les délais et que les résultats soient livrés aux clients à la date convenue. Ce n’est pas une tâche facile, raison pour laquelle les équipes comptent beaucoup sur leur méthode de gestion de projet privilégiée pour rester sur la bonne voie. Dans cet article, nous allons examiner les deux méthodes de gestion de projet les plus populaires – la gestion de projet en cascade et la gestion de projet moderne – et les avantages de chacune.

Tout d’abord, il est essentiel de comprendre la différence entre les deux avant de décider quelle méthode est la meilleure pour votre entreprise. La dernière chose dont votre équipe a besoin, c’est d’adopter une nouvelle méthode pour découvrir qu’elle n’est pas adaptée à son style de travail. Étant donné qu’il faut de 1 à 3 mois pour voir si une méthode fonctionne, il est impératif d’avoir confiance dans la méthode que vous choisissez. Entrons dans les détails de chaque méthode.

Qu’est-ce que la gestion de projet traditionnelle ?

Fréquemment appelé méthode « Waterfall », ce style de gestion de projet exige qu’une tâche soit achevée avant que la suivante puisse commencer. Les plans sont élaborés avant le début du projet et les phases séquentielles sont définies très tôt afin de clarifier le travail à accomplir pour atteindre l’objectif final. Cette méthode est encore utilisée par de nombreuses entreprises aujourd’hui et fonctionne bien pour les projets dont le budget ou la date limite sont fixes.

Les 3 avantages de la gestion de projet traditionnelle sont:

• Pas de surprises
• Transfert de connaissances fluide
• Fixe les attentes en interne et en externe

Pas de surprises

Cette stratégie laisse peu de place à la flexibilité ou aux changements une fois le projet lancé. Le plan est défini et approuvé dès le début, ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire de le réajuster et que les risques de dérapage sont réduits. Les deux parties s’accordent sur le calendrier et les tâches du projet, ce qui permet de clarifier le processus et d’attribuer les responsabilités dès le début, chacun sachant quelle est sa contribution.

Un transfert de connaissances fluide

Une documentation exhaustive est essentielle dans la méthodologie de la cascade. Les informations étant disponibles à tout moment, il est plus facile pour les nouveaux membres de l’équipe de rattraper rapidement leur retard. En outre, les informations ne seront pas perdues si un employé décide de changer d’entreprise.

Définir les attentes en interne et en externe

Beaucoup de temps est consacré à l’élaboration d’un calendrier détaillé du projet que le client doit examiner. L’un des principaux avantages est que le client sait très tôt à quoi s’attendre et peut planifier en conséquence. Après cette phase initiale, l’implication du client est très faible et il dispose de suffisamment de temps pour rassembler les ressources dont il a besoin pour une phase particulière. En interne, les membres de l’équipe peuvent mieux planifier leur temps, ce qui est très utile lorsqu’ils travaillent sur plusieurs projets à la fois.

Qu’est-ce que la gestion de projet moderne ?

La gestion de projet moderne s’appuie sur des outils automatisés pour faciliter la planification, l’exécution et l’organisation du travail. Elle est également considérée comme la plus souple des deux. Comme de plus en plus de sociétés de services professionnels prennent en charge des projets à court terme ou même à caractère exceptionnel, les entreprises recherchent une alternative à la méthode traditionnelle de gestion de projet. C’est là que la méthode moderne de gestion de projet prend tout son sens – dans un environnement au rythme rapide, capable de gérer rapidement et efficacement les changements en cours de projet.

Les 3 avantages de la gestion de projet moderne sont :

• Possibilité de gérer plusieurs projets à la fois
• Minimise les risques et les erreurs humaines
• Assure plus de flexibilité avec le temps

Possibilité de gérer plusieurs projets à la fois

Au lieu d’avoir toutes vos tâches entièrement décrites au début de chaque projet (comme c’est le cas dans la méthodologie de la cascade), utilisez la technologie pour créer une méthode plus flexible qui vous permet de commencer un projet sans avoir une idée complète du résultat final. De cette façon, vous pouvez facilement apporter des ajustements à votre projet lorsque la vision ou les besoins d’un client changent (sans avoir à revenir au début à chaque fois).

Réduisez les risques et les erreurs humaines

Grâce à une plateforme intelligente offrant une meilleure visibilité sur votre équipe et vos projets, vous serez en mesure de voir si une tâche donnée de votre projet dépasse le budget prévu et d’y remédier avant que de réels dommages ne soient causés à vos résultats ou à vos relations avec vos clients.

La bonne plateforme intelligente enregistrera aussi automatiquement les données des clients, calculera les heures facturables et les budgets, et mettra à jour automatiquement les calendriers pour vous – afin que vous n’ayez pas à faire de travail manuel en fin de journée, lorsque vous êtes épuisé, à court de temps et plus susceptible de faire des erreurs. Imaginez le temps supplémentaire dont vous disposerez pour travailler sur vos projets si vous n’avez plus besoin d’additionner vos feuilles de temps à la fin de chaque mois : la beauté de l’automatisation intelligente !

Soyez plus flexible avec votre temps

Avec une approche traditionnelle de la gestion de projet, on vous attribue généralement un nombre fixe de jours ou d’heures pour accomplir une tâche. Mais que se passe-t-il lorsque vous êtes soudainement chargé d’un projet hautement prioritaire ou lorsque vous devez travailler à domicile pour des raisons personnelles ?