Our News

Autrefois réservée aux disciplines de l’ingénierie, la gestion de projet a fait son entrée dans le monde des affaires. Des personnes de tous les secteurs sont désormais régulièrement appelées à faire partie d’équipes de projet et sont souvent invitées à assister ou à assumer le rôle de chef de projet. Et personne n’est plus surpris que ces nouveaux intronisés dans le monde de la gestion de projet professionnelle. L’intérêt pour le sujet atteint de nouveaux sommets et aucun déclin n’est en vue. C’est donc le moment idéal pour réfléchir à ce qu’est devenue la gestion de projet moderne et pourquoi elle est si importante pour les entreprises de tous types.

La gestion de projet est une discipline visant à planifier, diriger, organiser et contrôler un ensemble de travaux bien définis. Cette discipline doit pouvoir être répétée et expliquée. Il ne s’agit pas d’une forme d’art inventée par chaque praticien, ni d’une science avec des formules et des règles explicites. Malgré ces restrictions, l’approche d’une organisation en matière de gestion de projet doit être cohérente afin que les connaissances et l’expérience puissent être partagées au-delà des limites du projet.

Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet est un effort discret composé d’un ensemble planifié d’activités de travail appliquées à un champ d’application spécifique, qui aboutit à un produit ou à un processus final bien défini.

Les projets sont tout simplement l’élément vital d’une organisation. Ils permettent de planifier, de créer, d’améliorer ou de maintenir des produits et des services pour les clients internes et externes.

Les projets ne servent pas seulement à créer quelque chose de nouveau, ils sont également nécessaires pour retirer des produits ou des services existants. Les projets peuvent être regroupés en trois grandes catégories : Les efforts continus, les efforts répétitifs et les efforts ponctuels.

Efforts continus

De nombreuses organisations traditionnelles ont été fondées sur l’exécution d’un ensemble très stable de processus de manière très répétitive et cohérente. Ces activités d’usine ou de « chaîne de montage » restent un élément essentiel de nombreuses organisations. Elles sont appelées « efforts continus » car elles changent peu d’un jour à l’autre. La force de ces projets réside dans leur stabilité et leur prévisibilité.

Les concepts fondamentaux de la gestion de projet ont été créés spécifiquement pour les efforts continus. Issus de l’ingénierie industrielle et de la gestion des opérations, ce parti pris est facilement perceptible dans les documents de planification très granulaires et les méthodes d’évaluation des risques qui exigent la prévisibilité.

Ces projets sont un sous-produit de l’influence de la « production industrielle » ou « de masse » sur la pensée des entreprises. Les techniques traditionnelles de gestion de projet ont été et peuvent encore être utilisées pour identifier la performance optimale des processus en cours ou opérationnels. Bien que ces projets continuent d’apporter une valeur ajoutée significative à de nombreuses organisations, les nouveaux investissements dans les produits et services sont de plus en plus axés sur les efforts à temps unique. Et les organisations constatent des différences significatives entre ces deux types de projets.

Efforts ponctuels

Les organisations modernes découvrent que la majeure partie de leur attention doit être accordée à des projets qui ne seront réalisés qu’une seule fois dans un laps de temps raisonnablement court. Ces projets uniques sont destinés à répondre aux besoins de clients exigeants et à un environnement commercial dynamique et compétitif. Les efforts uniques commencent avec un grand nombre d’inconnues et nécessitent un processus de découverte important.

Chaque effort ponctuel aboutit à un résultat unique ou hautement personnalisé, produit par un groupe unique de personnes utilisant de nouvelles méthodes et une technologie souvent peu familière. Parmi les exemples d’efforts uniques, citons le déménagement d’une organisation vers un nouveau site, la création d’un nouveau produit client, la modification d’un produit client existant, l’acquisition d’une nouvelle technologie ou l’installation d’un nouveau logiciel.

Efforts répétitifs

Les efforts répétitifs se situent à mi-chemin entre les efforts continus stables et dominants d’hier et les efforts ponctuels dynamiques d’aujourd’hui. On trouve ces projets là où les organisations ont pu définir des « procédures générales » qui peuvent être suivies de manière approximative lors de la réalisation de projets similaires. Ils n’ont pas la précision et la prévisibilité absolues des efforts continus, mais fonctionnent dans le cadre de connaissances raisonnables.

Ces projets sont souvent observés lorsque des organisations normalisent des pratiques spécifiques pour promouvoir la cohérence. Ils comprennent la construction, les procédures chirurgicales, les guides opérationnels et les activités de maintenance.

Les différences

Les trois types de projets ont tendance à exister simultanément dans la plupart des organisations. À première vue, il semblerait qu’une solide formation en gestion de projet puisse être appliquée universellement à tous les types de projets. Le problème, cependant, est que les caractéristiques naturelles de chaque type sont souvent diamétralement opposées aux réalités que l’on trouve dans un autre type.

La plupart des organisations ont créé des processus de gestion, y compris la façon dont ils se rapportent aux projets, en se basant sur les hypothèses de stabilité et de prévisibilité. Les Efforts ponctuels sont tout sauf cela.

Les efforts continus supposent un processus opérationnel stable, une technologie établie, des champs d’application connus, des travailleurs « axés sur les tâches » et des résultats très prévisibles. L’objectif principal d’un effort continu est l’exécution efficace, répétitive et précise d’un processus défini. La planification d’un effort continu permet d’élaborer une stratégie de base à partir d’estimations stables. L’attention de la direction de l’entreprise est orientée vers l’exception ou la crise occasionnelle.

Les efforts ponctuels suivent généralement des processus personnalisés, font appel à des technologies nouvelles ou émergentes, ont une portée inconnue, dépendent de travailleurs pluridisciplinaires issus de nombreuses organisations et produisent des produits finaux personnalisés.

Les efforts à temps unique se concentrent sur les processus de découverte, de conception, de construction et de mise en œuvre. Les efforts à temps unique exigent un processus de planification très dynamique et progressif qui réagit rapidement aux nouvelles découvertes et aux réalités imprévues. En raison du rythme des efforts à temps unique, les chefs d’entreprise doivent jouer un rôle proactif, rapide et direct dans les décisions relatives aux projets majeurs.

Quels styles de gestion de projet conviennent le mieux à votre entreprise ?

Si vous travaillez dans le secteur des services professionnels, vous savez à quel point il est important de veiller à ce qu’un projet respecte les délais et que les résultats soient livrés aux clients à la date convenue. Ce n’est pas une tâche facile, raison pour laquelle les équipes comptent beaucoup sur leur méthode de gestion de projet privilégiée pour rester sur la bonne voie. Dans cet article, nous allons examiner les deux méthodes de gestion de projet les plus populaires – la gestion de projet en cascade et la gestion de projet moderne – et les avantages de chacune.

Tout d’abord, il est essentiel de comprendre la différence entre les deux avant de décider quelle méthode est la meilleure pour votre entreprise. La dernière chose dont votre équipe a besoin, c’est d’adopter une nouvelle méthode pour découvrir qu’elle n’est pas adaptée à son style de travail. Étant donné qu’il faut de 1 à 3 mois pour voir si une méthode fonctionne, il est impératif d’avoir confiance dans la méthode que vous choisissez. Entrons dans les détails de chaque méthode.

Qu’est-ce que la gestion de projet traditionnelle ?

Fréquemment appelé méthode « Waterfall », ce style de gestion de projet exige qu’une tâche soit achevée avant que la suivante puisse commencer. Les plans sont élaborés avant le début du projet et les phases séquentielles sont définies très tôt afin de clarifier le travail à accomplir pour atteindre l’objectif final. Cette méthode est encore utilisée par de nombreuses entreprises aujourd’hui et fonctionne bien pour les projets dont le budget ou la date limite sont fixes.

Les 3 avantages de la gestion de projet traditionnelle sont:

• Pas de surprises
• Transfert de connaissances fluide
• Fixe les attentes en interne et en externe

Pas de surprises

Cette stratégie laisse peu de place à la flexibilité ou aux changements une fois le projet lancé. Le plan est défini et approuvé dès le début, ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire de le réajuster et que les risques de dérapage sont réduits. Les deux parties s’accordent sur le calendrier et les tâches du projet, ce qui permet de clarifier le processus et d’attribuer les responsabilités dès le début, chacun sachant quelle est sa contribution.

Un transfert de connaissances fluide

Une documentation exhaustive est essentielle dans la méthodologie de la cascade. Les informations étant disponibles à tout moment, il est plus facile pour les nouveaux membres de l’équipe de rattraper rapidement leur retard. En outre, les informations ne seront pas perdues si un employé décide de changer d’entreprise.

Définir les attentes en interne et en externe

Beaucoup de temps est consacré à l’élaboration d’un calendrier détaillé du projet que le client doit examiner. L’un des principaux avantages est que le client sait très tôt à quoi s’attendre et peut planifier en conséquence. Après cette phase initiale, l’implication du client est très faible et il dispose de suffisamment de temps pour rassembler les ressources dont il a besoin pour une phase particulière. En interne, les membres de l’équipe peuvent mieux planifier leur temps, ce qui est très utile lorsqu’ils travaillent sur plusieurs projets à la fois.

Qu’est-ce que la gestion de projet moderne ?

La gestion de projet moderne s’appuie sur des outils automatisés pour faciliter la planification, l’exécution et l’organisation du travail. Elle est également considérée comme la plus souple des deux. Comme de plus en plus de sociétés de services professionnels prennent en charge des projets à court terme ou même à caractère exceptionnel, les entreprises recherchent une alternative à la méthode traditionnelle de gestion de projet. C’est là que la méthode moderne de gestion de projet prend tout son sens – dans un environnement au rythme rapide, capable de gérer rapidement et efficacement les changements en cours de projet.

Les 3 avantages de la gestion de projet moderne sont :

• Possibilité de gérer plusieurs projets à la fois
• Minimise les risques et les erreurs humaines
• Assure plus de flexibilité avec le temps

Possibilité de gérer plusieurs projets à la fois

Au lieu d’avoir toutes vos tâches entièrement décrites au début de chaque projet (comme c’est le cas dans la méthodologie de la cascade), utilisez la technologie pour créer une méthode plus flexible qui vous permet de commencer un projet sans avoir une idée complète du résultat final. De cette façon, vous pouvez facilement apporter des ajustements à votre projet lorsque la vision ou les besoins d’un client changent (sans avoir à revenir au début à chaque fois).

Réduisez les risques et les erreurs humaines

Grâce à une plateforme intelligente offrant une meilleure visibilité sur votre équipe et vos projets, vous serez en mesure de voir si une tâche donnée de votre projet dépasse le budget prévu et d’y remédier avant que de réels dommages ne soient causés à vos résultats ou à vos relations avec vos clients.

La bonne plateforme intelligente enregistrera aussi automatiquement les données des clients, calculera les heures facturables et les budgets, et mettra à jour automatiquement les calendriers pour vous – afin que vous n’ayez pas à faire de travail manuel en fin de journée, lorsque vous êtes épuisé, à court de temps et plus susceptible de faire des erreurs. Imaginez le temps supplémentaire dont vous disposerez pour travailler sur vos projets si vous n’avez plus besoin d’additionner vos feuilles de temps à la fin de chaque mois : la beauté de l’automatisation intelligente !

Soyez plus flexible avec votre temps

Avec une approche traditionnelle de la gestion de projet, on vous attribue généralement un nombre fixe de jours ou d’heures pour accomplir une tâche. Mais que se passe-t-il lorsque vous êtes soudainement chargé d’un projet hautement prioritaire ou lorsque vous devez travailler à domicile pour des raisons personnelles ?